Şirketlerde satın alma taleplerinden ödeme onaylarına, izin süreçlerinden yeni müşteri açılışına kadar birçok operasyon hâlâ e-posta, Excel, basılı formlar veya sözlü onaylar üzerinden yürütülüyor. İş hacmi ve çalışan sayısı arttıkça bu yöntemler; onayların gecikmesine, süreçlerin takip edilememesine, veri kayıplarına ve kontrol mekanizmalarının zayıflamasına neden olabiliyor.

Logo Flow, şirket içerisindeki iş akışlarının dijital ortamda tasarlanmasını, görevlerin ilgili kişilere otomatik yönlendirilmesini ve süreçlerin başlangıçtan sonuçlanana kadar takip edilmesini sağlayan bir iş akışı ve süreç yönetimi çözümüdür.

Logo Flow ile yalnızca mevcut formları elektronik ortama taşımak değil; şirketin çalışma kurallarını, yetki mekanizmalarını ve onay süreçlerini daha sistematik hale getirmek mümkündür.

Peki Logo Flow ile hangi süreçler dijitalleştirilebilir?

Logo Flow Nedir?

Logo Flow, işletmelerde manuel olarak yürütülen talep, kontrol ve onay süreçlerinin dijital ortama taşınmasını sağlayan bir iş akışı yönetimi (Workflow / BPM) çözümüdür.

Sürükle-bırak yapısıyla iş akışları ve formlar oluşturulabilir; görevler kullanıcı, ekip veya departmanlara yönlendirilebilir. Organizasyon hiyerarşileri, yetki devri ve vekâlet gibi yapılar tanımlanabilir; süreçlerin hangi aşamada olduğu takip edilebilir ve performans raporları oluşturulabilir.

Logo Flow’un asıl değeri ise bu özelliklerin işletmenin gerçek süreçlerine doğru şekilde uyarlanmasıyla ortaya çıkar.

Logo Flow ile Dijitalleştirilebilecek 15 İş Süreci

1. Satın Alma Talep ve Onay Süreci

Logo Flow’un en yaygın kullanım alanlarından biri satın alma talep sürecidir.

Örneğin bir çalışan veya departman satın alma talebi oluşturduğunda:

Talep Oluşturma → Birim Yöneticisi Onayı → Bütçe Kontrolü → Satın Alma Departmanı → Teklif Toplama → Yönetici Onayı → Satın Alma

şeklinde bir süreç oluşturulabilir.

Tutar, ürün grubu, departman veya yatırım türüne göre farklı onay mekanizmaları devreye alınabilir. Örneğin:

• 50.000 TL altındaki talepler bölüm müdürüne,

• 50.000–250.000 TL arasındaki talepler genel müdür yardımcısına,

• Daha yüksek tutarlı talepler genel müdüre

otomatik olarak yönlendirilebilir.

Böylece satın alma süreci kişilerin takip ettiği bir e-posta zinciri olmaktan çıkar ve kurumsal bir onay mekanizmasına dönüşür.

2. Teklif Toplama ve Teklif Karşılaştırma Süreci

Satın alma talebinin ardından tedarikçilerden alınan teklifler Logo Flow içerisinde toplanabilir.

Teklifler aşağıdaki kriterlerle karşılaştırılabilir:

• Fiyat

• Termin süresi

• Ödeme koşulu

• Tedarikçi

• Marka

• Teknik özellik

Belirlenen kurallara göre teklif yöneticinin onayına sunulabilir ve hangi teklifin neden tercih edildiği kayıt altına alınabilir. Bu yapı özellikle satın alma süreçlerinin denetlenebilirliği açısından önemlidir.

3. Ödeme Talep ve Ödeme Onay Süreci

Şirketlerde finans departmanlarının en fazla zaman harcadığı süreçlerden biri ödeme talepleridir.

Logo Flow ile:

Ödeme Talebi → Evrak Kontrolü → Departman Yöneticisi → Finans Kontrolü → Yönetici Onayı → Ödeme

şeklinde bir süreç oluşturulabilir.

Ödeme talebine fatura, sözleşme veya diğer belgeler eklenebilir. Tutar ve ödeme türüne göre farklı yetki seviyeleri tanımlanabilir. Bu sayede “Bu ödeme onaylandı mı?”, “Kimde bekliyor?” veya “Ödeme neden yapılmadı?” gibi sorular sistem üzerinden takip edilebilir.

4. Masraf ve Harcama Onay Süreci

Personel aşağıdaki harcamalar için Logo Flow üzerinden masraf formu oluşturabilir:

• Seyahat

• Konaklama

• Akaryakıt

• Yemek

• Temsil-ağırlama

• Ofis giderleri

Masrafın türüne ve tutarına göre ilgili yöneticiye otomatik olarak yönlendirme yapılabilir. Eksik belge bulunan talepler kullanıcıya geri gönderilebilir; onaylanan kayıtlar finans veya muhasebe departmanına aktarılabilir.

5. Personel İzin Talep Süreci

Yıllık izin, mazeret izni veya diğer izin talepleri de Logo Flow üzerinden yönetilebilir. Örneğin:

Personel → Birim Yöneticisi → İnsan Kaynakları

şeklinde basit bir süreç kurulabileceği gibi şirketin organizasyon yapısına göre çok daha gelişmiş süreçler de oluşturulabilir.

Yöneticinin izinli olması durumunda yetki devri ve vekâlet mekanizmaları kullanılarak sürecin durmasının önüne geçilebilir. Logo Flow organizasyon hiyerarşileri, yetki devri ve vekâlet tanımlamalarını desteklemektedir.

6. Avans Talep Süreci

Personel avansları veya iş avansları için dijital bir onay süreci oluşturulabilir. Talep sırasında aşağıdaki bilgiler alınabilir:

• Avans nedeni

• Tutar

• Proje

• Masraf merkezi

• Geri ödeme tarihi

Belirlenen tutar limitlerine göre talepler farklı yöneticilere yönlendirilebilir.

7. Yeni Müşteri / Cari Kart Açılış Süreci

ERP sistemlerinde kontrol edilmesi gereken önemli süreçlerden biri yeni cari hesap açılışıdır.

Satış temsilcisinin doğrudan ERP içerisinde cari kart açması yerine süreç Logo Flow üzerinden başlatılabilir. Örneğin:

Satış Temsilcisi → Finans Kontrolü → Risk Kontrolü → Yönetici Onayı → Cari Kart Açılışı

akışı uygulanabilir. Form içerisinde aşağıdaki bilgiler toplanabilir:

• Vergi bilgileri

• İletişim bilgileri

• Müşteri grubu

• Ödeme şekli

• Vade

• Risk limiti

• Satış temsilcisi

Özellikle Logo ERP kullanan şirketlerde doğru bir entegrasyon kurgusu ile onaylanmış bilgilerin ERP sistemine aktarılması sağlanabilir.

8. Müşteri Risk Limiti ve Vade Değişikliği

Mevcut bir müşterinin aşağıdaki işlemleri de onay mekanizmasına bağlanabilir:

• Risk limitinin artırılması

• Vadesinin değiştirilmesi

• Ödeme şeklinin değiştirilmesi

• Özel iskonto tanımlanması

Örneğin satış temsilcisi 500.000 TL olan müşteri risk limitini 750.000 TL’ye çıkarmak istediğinde talep otomatik olarak finans departmanına ve ardından ilgili yöneticiye gönderilebilir. Bu yapı özellikle satış ve finans departmanları arasındaki kontrol mekanizmasını güçlendirir.

9. Satış Fiyatı ve İskonto Onay Süreci

Standart fiyat politikalarının dışında verilen özel fiyat ve iskontoların kontrol edilmesi önemlidir.

Logo Flow ile belirli bir iskonto oranının üzerindeki satışlar otomatik olarak yönetici onayına gönderilebilir. Örneğin:

• %5’e kadar → Satış Temsilcisi

• %5–10 → Satış Müdürü

• %10 üzeri → Genel Müdür

şeklinde bir yetki matrisi oluşturulabilir. Böylece fiyatlandırma politikalarının şirket genelinde daha kontrollü uygulanması sağlanabilir.

10. Yeni Stok Kartı / Ürün Kartı Açılışı

ERP sistemlerinde yanlış veya mükerrer açılan stok kartları zaman içerisinde ciddi veri kalitesi problemleri oluşturabilir.

Yeni stok kartı açılışı için Logo Flow üzerinde standart bir form hazırlanabilir. Form içerisinde aşağıdaki zorunlu alanlar tanımlanabilir:

• Stok adı

• Stok kodu

• Ürün grubu

• Ölçü birimi

• KDV oranı

• Marka

• Muhasebe kodları

• Depo bilgileri

Talep ilgili departmanların onayından geçtikten sonra ERP tarafında stok kartının oluşturulması sağlanabilir. Bu yöntem şirketin ana veri yönetimi (Master Data Management) kalitesinin yükselmesine katkı sağlar.

11. Kalite Uygunsuzluk ve Düzeltici Faaliyet Süreci

Üretim işletmelerinde Logo Flow yalnızca finans ve idari süreçlerde değil, kalite süreçlerinde de kullanılabilir.

Bir kalite problemi tespit edildiğinde:

Uygunsuzluk Kaydı → Sorumlu Atama → Kök Neden Analizi → Düzeltici Faaliyet → Kontrol → Kapatma

şeklinde bir süreç oluşturulabilir. Fotoğraf, belge, ölçüm sonucu veya kalite raporları sürece eklenebilir. Süreçlerin tamamlanma süreleri ve geciken görevler takip edilerek kalite departmanının performansı raporlanabilir.

12. Bakım ve Arıza Talep Süreci

Üretim veya teknik servis ekiplerinde bakım talepleri Logo Flow üzerinden yönetilebilir.

Kullanıcı aşağıdaki bilgileri girerek talep oluşturabilir:

• Makine

• Arıza tipi

• Arıza açıklaması

• Aciliyet

• Fotoğraf

Talep bakım ekibine otomatik atanabilir. Bakım tamamlandığında yapılan işlem, kullanılan malzemeler, harcanan süre ve teknisyen bilgisi sisteme kaydedilebilir.

13. Sözleşme İnceleme ve Onay Süreci

Satın alma, satış, hukuk ve yönetim ekiplerini ilgilendiren sözleşme süreçleri de önemli bir Logo Flow kullanım alanıdır. Örneğin:

Sözleşme Talebi → Hukuk Kontrolü → Finans Kontrolü → İlgili Departman → Yönetici Onayı → İmza

şeklinde bir akış oluşturulabilir. Sözleşmenin versiyonları ve hangi yöneticinin ne zaman onay verdiği kayıt altına alınabilir.

14. İnsan Kaynakları İşe Alım Onay Süreci

Yeni personel ihtiyacı ortaya çıktığında departman yöneticisi doğrudan işe alım yapmak yerine Logo Flow üzerinden kadro talebi oluşturabilir. Talep içerisinde aşağıdaki bilgiler alınabilir:

• Departman

• Pozisyon

• Personel sayısı

• Bütçe

• İşe başlama tarihi

• Talep gerekçesi

Talep sırasıyla insan kaynakları, bütçe sorumlusu ve yönetici onayından geçirilebilir.

15. Müşteri Şikâyet ve Talep Yönetimi

Müşterilerden gelen şikâyetler farklı departmanları ilgilendirebilir.

Logo Flow ile şikâyetin türüne göre otomatik görev oluşturulabilir. Örneğin:

Müşteri Şikâyeti → Kalite → Üretim → Satış → Çözüm → Müşteri Bilgilendirme

akışı oluşturulabilir. Şikâyetin ne kadar sürede çözüldüğü, hangi departmanda ne kadar beklediği ve tekrar eden şikâyetlerin sayısı raporlanabilir.

Logo Flow Sadece Onay Sistemi Değildir

Logo Flow’u yalnızca “yöneticinin onay vereceği bir uygulama” olarak değerlendirmek çözümün potansiyelini sınırlar.

Doğru tasarlanmış bir süreç içerisinde şu adımlar birlikte çalışabilir:

Form → Kontrol → İş Kuralı → Onay → Görev → Bildirim → Entegrasyon → Raporlama

Örneğin bir satın alma talebinin yalnızca onaylanması yerine; talep oluşturulabilir, bütçesi kontrol edilebilir, tutarına göre doğru yöneticiye yönlendirilebilir, satın alma departmanına görev atanabilir ve süreç sonunda ilgili kurumsal sistemlerde gerekli işlemler gerçekleştirilebilir.

Logo Flow süreçlerin adım adım izlenmesi, görevlerin otomatik atanması, zaman aşımı kontrolleri ve özel raporların oluşturulması gibi özellikler sunmaktadır.

Logo Flow ve ERP Entegrasyonu Neden Önemlidir?

İş akışı projelerinde en önemli konulardan biri süreç yönetimi uygulaması ile ERP sisteminin birbirinden bağımsız iki sistem haline gelmemesidir.

Örneğin yeni müşteri açılış sürecinde kullanıcı bilgileri Logo Flow üzerinde girip onay aldıktan sonra aynı bilgileri tekrar ERP’ye girmek zorunda kalıyorsa süreç tam anlamıyla dijitalleşmiş sayılmaz.

Doğru entegrasyon mimarisinde:

Logo Flow süreci yönetir, ERP ise işlemin finansal ve operasyonel kaydını yönetir.

Örneğin:

Logo Flow’da Cari Açılış Talebi → Finans Kontrolü → Yönetici Onayı → Logo ERP’de Cari Kart Oluşturulması

şeklinde uçtan uca bir yapı tasarlanabilir. Benzer şekilde satın alma, stok kartı açılışı, ödeme talebi, müşteri risk limiti veya diğer operasyonel süreçlerde Logo Flow ile ERP arasında entegrasyon senaryoları geliştirilebilir.

Başarılı Bir Logo Flow Projesi Nasıl Yapılmalı?

Logo Flow projesinde ilk yapılması gereken uygulamayı kurmak değil, iş süreçlerini analiz etmektir.

Bir süreç dijitalleştirilmeden önce şu sorular cevaplanmalıdır:

• Süreci kim başlatıyor?

• Hangi bilgiler giriliyor?

• Kimlerin onayı gerekiyor?

• Hangi koşullarda onay mekanizması değişiyor?

• Süreç hangi departmanlara görev oluşturuyor?

• Hangi aşamalarda bildirim gönderilmeli?

• ERP veya diğer sistemlerden hangi bilgiler alınmalı?

• Süreç sonunda hangi sistemlere kayıt oluşturulmalı?

• Sürecin performansı hangi KPI’larla ölçülmeli?

Bu analiz yapılmadan mevcut kâğıt formun birebir elektronik ortama taşınması, çoğu zaman gerçek bir süreç iyileştirmesi sağlamaz. Amaç yalnızca kâğıdı dijitalleştirmek değil, süreci yeniden tasarlamak olmalıdır.

GBMSoft ile Logo Flow Süreçlerinizi Dijitalleştirin

Logo Flow projelerinde yazılım kadar önemli olan konu doğru süreç tasarımıdır.

GBMSoft olarak işletmelerin mevcut iş süreçlerini analiz ediyor; Logo Flow üzerinde uygulanabilecek süreçleri belirliyor ve şirketin organizasyon yapısına uygun iş akışlarını tasarlıyoruz.

ERP süreçlerindeki deneyimimiz sayesinde Logo Flow projelerini yalnızca bağımsız onay akışları olarak değil; Logo ERP ve işletmenin diğer kurumsal uygulamalarıyla birlikte çalışan uçtan uca dijital süreçler olarak ele alıyoruz.

Satın almadan finansa, satıştan üretime, insan kaynaklarından kalite yönetimine kadar şirketinizde dijitalleştirilebilecek süreçleri birlikte belirleyebiliriz.

Logo Flow danışmanlığı ve süreç analizi hakkında bilgi almak için GBMSoft ile iletişime geçebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Logo Flow hangi departmanlarda kullanılabilir?

Logo Flow belirli bir departmanla sınırlı değildir. Satın alma, finans, muhasebe, satış, insan kaynakları, üretim, kalite, bakım, bilgi teknolojileri ve yönetim süreçlerinde kullanılabilir.

Logo Flow ile satın alma onay süreci yapılabilir mi?

Evet. Satın alma talebinin oluşturulmasından yönetici onaylarına ve satın alma departmanına görev atanmasına kadar şirketin kendi prosedürlerine uygun bir süreç tasarlanabilir.

Logo Flow ile izin süreci yönetilebilir mi?

Personel izin talepleri oluşturulabilir ve organizasyon yapısına göre ilgili yöneticilerin onayına gönderilebilir. Yetki devri ve vekâlet yapıları sayesinde yöneticilerin bulunmadığı dönemlerde süreç devam ettirilebilir.

Logo Flow ERP ile birlikte kullanılabilir mi?

İş akışı süreçleri ERP süreçleriyle birlikte kurgulanabilir. Özellikle talep ve onay sonrasında ERP üzerinde işlem oluşturulması gereken senaryolarda entegrasyon, uçtan uca dijitalleşme açısından önemli hale gelir.

Logo Flow için yazılım geliştirmek gerekir mi?

Logo Flow’un akış ve form tasarımı sürükle-bırak yapısıyla ve kodlama gerektirmeden oluşturulabilir. Ancak şirketin mevcut sistemleriyle entegrasyon, özel iş kuralları ve kurumun ihtiyaçlarına özel senaryolar proje kapsamında ayrıca değerlendirilmelidir.

Logo Flow her büyüklükte işletme için uygun mudur?

İş akışı ihtiyacı yalnızca büyük şirketlere özgü değildir. Özellikle onay süreçlerinin e-posta, Excel veya kâğıt üzerinden takip edilmesinin zorlaştığı işletmelerde merkezi iş akışı yönetimi önemli fayda sağlayabilir.

Logo Flow projesine nereden başlanmalı?

En doğru başlangıç noktası mevcut süreçlerin analiz edilmesidir. En fazla zaman kaybettiren, çok sayıda kişi tarafından takip edilen, hata ve gecikme riski yüksek süreçler belirlenerek dijital dönüşüm öncelikleri oluşturulmalıdır.